Privacystatement Klaverblad Verzekeringen

Dit privacystatement geldt voor de volgende onderdelen van Klaverblad Verzekeringen: Coöperatie Klaverblad Verzekeringen U.A., Klaverblad Schadeverzekeringsmaatschappij N.V., Klaverblad Rechtsbijstand Stichting, Klaverblad Assurantiën B.V. en Klaverblad Exploitatie bedrijf B.V.

Uw gegevens in vertrouwde handen

Uw privacy is voor ons erg belangrijk en daarom willen we goed met uw persoonsgegevens omgaan. We vertellen u graag hoe we dit doen.

Om uw risico’s te verzekeren hebben wij als verzekeringsmaatschappij gegevens van u nodig, waaronder persoonsgegevens. Met persoonsgegevens bedoelen we bijvoorbeeld uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en IP-adres. Het zijn de gegevens die direct of indirect over u gaan.

Wij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens die u aan ons geeft. Bent u verzekerd via een assurantieadviseur? Dan is hij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die u met hem deelt.

Wat doen we met uw gegevens?

Uw privacy is belangrijk voor ons. Daarom gaan we natuurlijk vertrouwelijk en zorgvuldig met uw gegevens om:

• We verzamelen alleen gegevens die we nodig hebben om ons werk goed te kunnen doen.
• We laten u weten welke gegevens we verzamelen en waarom we dat doen.
• We bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is.
• We zorgen voor goede beveiligingsmaatregelen zodat uw gegevens beschermd worden tegen verlies, diefstal of onrechtmatig gebruik.

Regels waar wij ons aan houden

Voor het verwerken van uw persoonsgegevens houden we ons aan de regels die staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Ook houden we ons aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars en het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingendie het Verbond van Verzekeraars heeft opgesteld.

Hieronder leest u meer over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en over uw rechten.

Wanneer mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken?

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen in de volgende situaties:

• Als we uw gegevens nodig hebben om een overeenkomst uit te voeren waarbij u betrokken bent.
• Als we uw gegevens moeten gebruiken omdat de wet ons daartoe verplicht.
• Als we een gerechtvaardigd belang hebben om uw gegevens te gebruiken.
• Als we de gegevens moeten gebruiken om vitale belangen van u of een andere persoon te beschermen.
• Als u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens te gebruiken.
• Als u heeft aangegeven deel te nemen aan ons Klantenpanel.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

We hebben uw persoonsgegevens nodig om het volgende te kunnen doen:

• Om een verzekeringsaanvraag te beoordelen en om onze relatie met u te onderhouden.
• Om u te helpen bij schade.
• Om eventuele klachten te behandelen.
• Om aan onze wettelijke verplichting te voldoen. Bijvoorbeeld als het nodig is om uw gegevens te delen met de Belastingdienst, UWV, toezichthouders of de politie.
• Om statistische analyses te maken. Dit doen we bijvoorbeeld om goede, eerlijke en betaalbare verzekeringen aan te kunnen bieden.
• Om de integriteit en veiligheid van (de dienstverlening van) Klaverblad en van de financiële sector te waarborgen. Een voorbeeld daarvan is fraudebestrijding. Als we een verzekeringsaanvraag beoordelen, dan zoeken we uw gegevens op in de CIS databank welke wordt beheerd door Stichting CIS (Centraal Informatie Systeem). Ook bij een schademelding leggen we uw gegevens vast in de CIS databank. Dit doen we ook als u niet voor de schadegebeurtenis bent verzekerd of als er geen vergoeding is betaald. Is er een vermoeden van fraude? Ook dan zoeken we persoonsgegevens op en leggen we deze vast in het Externe Verwijzingsregister welke in beheer is bij Stichting CIS, als dit vermoeden blijkt te kloppen. Bij het uitvoeren van een persoonlijk onderzoek nemen we de regels uit de Gedragscode Persoonlijk Onderzoek in acht. Het Externe Verwijzingsregister bevat alleen verwijzingsgegevens naar het Incidentenregister. De gedragingen die hebben geleid of kunnen leiden tot benadeling van financiële instellingen worden vastgelegd in het Incidentenregister, wat wordt beheerd door de groep Veiligheidszaken van Klaverblad. Omdat de meeste verzekeraars in het waarschuwingssysteem van Stichting CIS kunnen, is het voor fraudeurs moeilijker om zich te verzekeren (tegen normale premies). Op het moment dat wij uw persoonsgegevens vastleggen in dit systeem, dan zullen wij u hier altijd over informeren.

• Om klanttevredenheid te meten. Graag vragen we u naar uw ervaringen met Klaverblad om zo onze dienstverlening te verbeteren.
• Om van u te horen hoe we bijvoorbeeld duidelijker en vriendelijker met u kunnen communiceren per mail en brief. Of misschien heeft u ideeën over hoe we de polisvoorwaarden begrijpelijker kunnen schrijven. Door deelname aan ons Klantenpanel kunt u hier uw visie over delen met ons.
• Om marketingactiviteiten te doen. Graag benaderen we u om bijvoorbeeld nieuwe verzekeringen onder de aandacht te brengen of om u te informeren over ander interessant nieuws. Met marketingactiviteiten bedoelen we ook het volgende: - Het opstellen van klantprofielen.- Het versturen van promotionele informatie.- Het tonen van online advertenties.

Heeft u eerder toestemming gegeven voor het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, maar wilt u dit liever niet meer? U kunt uw toestemming altijd intrekken, door in de nieuwsbrieven te klikken op de afmeldknop. Voor het tonen van de online advertenties en de klantprofielen kunt u uw cookie-instellingen aanpassen. Hoe u dit kunt doen leest u onder het kopje uw bezoek aan onze website.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

We verwerken de volgende persoonsgegevens die we van u ontvangen:

• Contactgegevens. Dit zijn de gegevens die we gebruiken om met u te communiceren.
• Polisgegevens. Dit zijn de gegevens die we gebruiken om uw premie te berekenen en uw polis op te stellen.
• Schadegegevens. Dit zijn de gegevens die we nodig hebben om uw schade te beoordelen en af te handelen.
• Betaalgegevens. Dit zijn de gegevens die we nodig hebben om premie te incasseren en schade-uitkeringen te doen.
• Medische gegevens. Dit zijn de gegevens die we nodig hebben om uw gezondheid te bepalen. Aan de hand hiervan krijgt u een passende verzekering aangeboden of wordt uw schade behandeld.
• Strafrechtelijke gegevens. Dit zijn gegevens over uw eventueel strafrechtelijke verleden die we nodig hebben om de verzekeringsaanvraag te kunnen beoordelen.
• Overige gegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals een Burgerservicenummer.

Ook krijgen wij informatie uit andere bronnen zoals:

• Formulieren die u zelf heeft ingevuld, bijvoorbeeld een aanvraagformulier of een schadeformulier.
• Uw assurantieadviseur die namens u een verzekering aanvraagt of een schade indient.
• De Rijksdienst voor het wegverkeer (RDW).
• Stichting Centraal Informatiesysteem (CIS).
• Het Kadaster en het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Andere natuurlijke personen, instellingen en organisaties die door u gemachtigd zijn of op een andere manier bevoegd zijn tot het delen van uw gegevens.

Uw bezoek aan onze website

Als u onze website bezoekt, dan plaatsen we cookies. Dat zijn kleine tekstbestandjes op uw computer (of tablet of telefoon). Deze cookies gebruiken we om onze website en dienstverlening gebruiksvriendelijker en persoonlijker te maken.

We gebruiken verschillende soorten cookies. Sommige cookies mogen we alleen plaatsen met uw toestemming. Dat zijn de ‘tracking’ cookies. Die gebruiken we om meer informatie over onze bezoekers te krijgen en gebruikersprofielen te maken. Dit doen wij om de website te verbeteren en om resultaten van onze advertenties te meten. Hierbij slaan we geen persoonlijke gegevens op.

Bij uw eerste bezoek aan onze website krijgt u de mogelijkheid om onze cookies wel of niet te accepteren. U kunt uw keuze bij de cookie-instellingen altijd veranderen Accepteert u de cookies? Dan geldt dat voor deze website en voor Mijn Klaverblad. Om precies te weten welke cookies we gebruiken, kijk dan in het cookie-overzicht.

Bij uw bezoek aan onze website verwerken we ook uw IP-adres om onze website veilig en bereikbaar te houden.

Aan wie geven wij uw gegevens door?

Wij geven uw gegevens alleen door aan:

• Onze medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Medische gegevens worden alleen verwerkt door een arts en de personen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Soms hebben we medische gegevens van u nodig die niet onder de verantwoordelijkheid van een arts vallen. Bijvoorbeeld als we aan de hand van die gegevens een verzekeringsaanvraag beoordelen of een schade afhandelen. Het is goed om te weten dat de personen die hier verantwoordelijk voor zijn een geheimhoudingsplicht hebben. Ze mogen uw gegevens dus niet zomaar met iemand bespreken.

• Bedrijven of instellingen buiten Klaverblad die we inschakelen voor onze dienstverlening. Dit zijn bijvoorbeeld onze bereikbaarheidsdienst, incassobedrijven, marketingbureaus, de beheerder van de back-up van onze systemen, herverzekeraars en bedrijven die ons helpen met het versturen van (digitale) polisbladen, (digitale) facturen en het beoordelen van aanvragen en claims, zoals expertise- en onderzoeksbureaus, FRISS en EDR. Daarnaast zijn we wettelijk verplicht om gegevens te delen met de Belastingdienst. Om onze belangen en die van de financiële branche te beschermen delen wij uw gegevens ook met Stichting CIS. Stichting CIS hanteert ook een eigen privacy- en gebruikersreglement die u kunt lezen op hun website. Voor het uitvoeren van het acceptatie- en fraudebeleid delen we persoonsgegevens als uw naam, adres, woonplaats en geboortedatum mogelijk ook met handelsinformatiebureaus, zoals Experian Nederland B.V. (Experian). Als u vragen heeft over deze verwerking, dan kunt u contact met hen opnemen via 0900-EXPERIAN of inzage@experian.nl.
• Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (de Europese Unie plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland), tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

We bewaren uw gegevens zo kort mogelijk. We verwijderen ze zodra ze niet meer nodig zijn. Behalve als we de gegevens langer moeten bewaren vanuit de wet. Zo bewaren wij de gegevens die nodig zijn om een verzekeringsovereenkomst aan te gaan en uit te voeren nog maximaal acht jaar, ná het einde van de verzekeringsovereenkomst. Dit geldt ook voor fraudedossiers. Persoonsgegevens mogen we wel langer anoniem bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doelen. Uiteraard nemen we dan maatregelen om ervoor te zorgen dat ze alleen voor deze redenen worden gebruikt, en volledig volgens de wet.

Profilering en automatische besluitvorming

Met de gegevens die u invult bij uw verzekeringsaanvraag maken wij een profiel van u op. Dit profiel is nodig om risico’s te bepalen en om te beslissen of we de aanvraag accepteren. Als hier bijzondere gegevens voor nodig zijn, zoals medische gegevens, dan vragen we u altijd eerst om toestemming.

Een aantal verzekeringen kunt u rechtstreeks bij ons afsluiten. In dat geval is er geen medewerker betrokken bij het accepteren van de aanvraag en het bepalen van de bijbehorende premie. Dit heet automatische besluitvorming. Het besluit of u meteen een verzekering krijgt, wordt uitgevoerd door een programma. Het programma doet dit op basis van de gegevens die u zelf invoert en onze acceptatieregels. Als het niet mogelijk is om dit besluit direct te nemen, dan beoordeelt een van onze medewerkers uw aanvraag. Bent u het niet eens met de beslissing? Dan kunt u hier bezwaar tegen maken door contact met ons op te nemen. Als u niet wilt dat een programma een besluit neemt over uw verzekeringsaanvraag, dan kunt u altijd een papieren aanvraagformulier invullen. Dan wordt uw aanvraag sowieso door een medewerker van ons beoordeeld.

Ook als u één of meerdere schades heeft gehad, kunt u te maken krijgen met automatische besluitvorming. Op basis van een aantal regels kijken we dan of u (onder dezelfde voorwaarden) bij ons verzekerd kunt blijven. Deze regels zijn bijvoorbeeld:

• Hoe vaak heeft u schade gehad?
• Hoe hoog was het schadebedrag?
• Hoe snel achter elkaar heeft u schade gehad?

Beveiliging van uw persoonsgegevens

De veiligheid van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. Daarom hebben we organisatorische en technische maatregelen geïmplementeerd om uw gegevens te beschermen tegen alle soorten bedreigingen. Onze medewerkers krijgen alleen toegang tot uw persoonsgegevens als dit nodig is voor hun werkzaamheden. Daarnaast hebben we verschillende procedures opgezet om verkeerd gebruik van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Als u wij het vermoeden hebben dat uw persoonlijke levenssfeer kan worden geschaad door een inbreuk op uw persoonsgegevens, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris Gegevensbescherming

Binnen onze organisatie hebben we een functionaris voor gegevensbescherming. Dit betekent dat er een speciaal iemand is aangesteld om toezicht te houden op de naleving van de privacyregels. Als u vragen heeft over deze regels of over hoe wij daar mee omgaan, dan kunt u contact met hem opnemen via FG@klaverblad.nl.

Altijd een up-to-date privacystatement

Als er iets verandert in wetten of regels of als we nieuwe producten of diensten ontwikkelen, dan wijzigt er mogelijk ook iets in de manier waarop persoonsgegevens verwerkt worden. We vinden het belangrijk dat u hier altijd van op de hoogte bent. Daarom vindt u op onze website altijd een up-to-date privacystatement. De laatste versie is van januari 2022.